Ovisshet är kännetecknande för kris. I den kris vi nu befinner oss i med Covid 19 är osäkerheten större än någonsin. Dess omfattning och utgång är oviss för oss alla, vilket gör den mer utmanande. Inte ens erfarna och starka ledare kan förutse fullt ut vad som kommer att hända i verksamheten i detta läge. Vi bad Helga Baagøe, senior kommunikationsexpert och erfaren interim manager, ge sin bild av krisen och vilka krav den ställer på såväl ledare som kriskommunikatörer.
”Man kan säga att den kris vi nu står mitt uppe i skiljer sig från kriser vi sett förr genom en rad olika parametrar som du som ledare behöver hantera och agera utifrån.
- Omfattningen har inga gränser. Normalt är omfattningen av en kris begränsad till ett antal personer, geografiska områden eller verksamheter. Här är alla berörda, i olika grad. Både privat och professionellt.
- Tidsfaktorn är oviss. När tar krisen slut och gör den ens det? Kanske blir delar av det vi genomgår just nu ”det nya normala”?
- Djup och komplexitet – denna kris innebär så många olika nivåer för ledare att hantera. Det handlar om allt ifrån att stötta enskilda medarbetare som förlorat en anhörig till intäkter som halveras eller en hel verksamhet som måste stängas ner.
- Alla hanterar krisen olika – beroende på förutsättningar och på hur man drabbas. Ett agerande kan vara rätt för en bransch eller ett företag, men helt fel eller till och med förkastligt ur ett varumärkes- och anseendeperspektiv för andra.
- Behovet av uthållighet – vi ser inget tydligt slut. Som ledare gäller det att vara uthållig mentalt, i sitt ledarskap och beslutsfattande. Men också resursmässigt uthållig, dvs disponera både pengarna och medarbetarnas energi på bästa sätt. Hur ska vi orka hålla i och bevara vårt fokus?”
Hur skiljer sig kriskommunikationen under Covid 19 jämfört med under andra kriser enligt dig?
”Ur ett internt perspektiv ställs det extra höga krav nu. Hur bevarar vi kulturen i vårt bolag och hur skapar man som ledare en närvaro på distans? Kommunikation är alltid otroligt viktig i en kris. Nu ska den ske på distans, samtidigt som du som ledare har ett extra behov av att vara personlig. Att via distans hantera svåra saker, som uppsägningar och neddragningar och upprätthålla moral och ork hos medarbetare, och samtidigt säkerställa tempo och kvalitet i verksamheten ställer höga krav.
Externt gäller det att hitta rätt tonalitet för att bygga och upprätthålla förtroende hos ägare, partners, marknaden osv. Hur självsäker kan du kosta på dig att låta när du i själva verket inte vet utgången? Hur ser balansen ut mellan att jobba på och upprätthålla verksamheten och samtidigt visa respekt för och hantera att människor insjuknar och dör?”
Att engagera en interim manager är alltid relevant, men varför extra i tid av kris?
”Att snabbt få in stor och specifik kompetens är som du säger alltid viktigt, men inte minst i kristider. Ta krishantering som exempel, det är en väldigt specifik kompetens och den kan du köpa dig under en begränsad tid, liksom andra kompetenser. Det är viktigt att bolaget snabbt kan komma på fötter så snart marknaden och verksamheten tillåter det.
En interim manager tillför ett utifrån och in-perspektiv och är därför en enorm tillgång i kris. När både medarbetare och man själv som ledare är berörd kan det vara svårt att hålla sig saklig och rationell. Då är det väldigt bra med en person som kan hålla huvudet kallt och hjälpa till att kvalitetssäkra beslut, när många andra kanske styrs av känslor.
Du köper dig också flexibilitet, vilket är värdefullt en tid när du som ledare inte vet vilken nivå eller kompetens du kommer att behöva på sikt. En interim manager kan avvecklas när läget stabiliserats och lämnar då efter sig en manege som är krattad för att ordinarie gäng snabbt ska kunna ta nästa steg.”
Helgas 3 tips till ledare i denna kris:
Uthållighet – planera för att verksamhet och människor måste orka länge. Ett vanligt misstag är att nyckelpersoner kör slut på sig själva i en kris.
Balans – fundera över vad balansen mellan kris och det nya normala ligger. Det handlar både om vad man gör och vad man säger. När lämnar vi krisstadiet, när är det ok att säga att ”nu är vi på banan igen”? Du vill varken riskera att uppfattas som cynisk eller ta förhastade beslut.
Empati – säkerställ att du inte tappar ditt empatiska förhållningssätt och din respekt för att denna kris slår olika för olika grupper och individer nära dig, som anställda och kunder, på en mängd olika plan.
”De här tipsen kan låta logiska och nästan banala. Ändå är det så lätt att missa på det enklaste. Att kombinera att tänka och handla rationellt och logiskt med att uttrycka sig och agera med stor empati – och dessutom över mycket lång tid – är ibland svårare än man tror.”